Eine Fachsoftware fürs betreute Wohnen — gesprochen, nicht getippt.
Für BeWo-AuXilio in Neuss entwickeln wir eine Fachsoftware, die Betreuung und Verwaltung in einem System zusammenführt. Ihr Kern: Die Betreuungsdokumentation wird direkt nach dem Termin aufs Tablet gesprochen — self-hosted, auf einem eigenen Server.
Die Betreuung läuft — die Verwaltung frisst die Zeit.
Wer ambulant betreutes Wohnen organisiert, kennt das Muster: Die eigentliche Betreuung gelingt, aber drumherum kostet die Verwaltung Zeit, die den Klient:innen fehlt. Dokumentation wird abends nachgetragen, Nachweise liegen verstreut, und jedes Programm deckt nur ein Stück des Ablaufs ab. BeWo-AuXilio sitzt in Neuss im Rhein-Kreis — einem Einsatzgebiet von arian.
Betreuungsdoku
Abends im Büro aus Zetteln getippt statt beim Termin erfasst.
Medienbrüche
Dienstplaner, Server, Papier, Aushang — vier Orte für einen Vorgang.
Nachweise
QM-Belege verstreut und analog, Fristen bleiben im Kopf.
Fachleistungsstunden
Von Hand erfasst, die 70/30-Quote schwer im Blick.
Betreuung und Verwaltung — in einer Software.
Aufnahme & Stammdaten
Fall- und Stammdaten strukturiert erfasst — die Grundlage für Hilfeplan, Doku und Abrechnung.
BEI_NRW-Hilfeplan
Neun Lebensbereiche, SMART-Ziele — die Bedarfsermittlung des LVR digital geführt statt auf Papier.
Betreuungsdoku per Spracheingabe
Nach dem Termin aufs Tablet gesprochen statt abends abgetippt. Das Herzstück der Software.
Evaluation
Zielüberprüfung alle sechs Monate — Fristen und Fortschritt automatisch im Blick.
Fachleistungsstunden & LVR
FLS-Erfassung mit 70/30-Quotenüberwachung und Abrechnung an den Landschaftsverband Rheinland.
Dienstplan, QM & Personal
Dienst- und Vertretungsplan, Qualitätsmanagement und Personal — in einem System.
Zuerst gebaut wird die Verwaltungs-Grundplattform — Fuhrpark, Raumbelegung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsplanung —, danach kommen die Fachmodule der Betreuung darauf. Wie wir Software entwickeln: Digitalisierung & Software-Entwicklung.
Die Doku entsteht beim Termin — nicht abends im Büro.
Betreuungsdokumentation kostet Zeit, die eigentlich den Klient:innen gehört — besonders, wenn sie am Abend aus Notizzetteln getippt wird. In der Software wird sie gesprochen: direkt nach dem Termin, auf dem Tablet, ein Zwei-Minuten-Vorgang. Was KI im Betrieb sonst übernimmt: KI & Automatisierung.
Sprechen
Die Betreuungskraft spricht die Notiz direkt nach dem Hausbesuch aufs Tablet.
Transkribieren
Whisper large-v3 bzw. Voxtral wandeln Sprache in Text — self-hosted, die Audiodaten verlassen den Server nie.
Strukturieren
Ein self-hosted Sprachmodell ordnet den Eintrag dem richtigen BEI_NRW-Lebensbereich zu.
Für BeWo-AuXilio individuell gebaut — und für den nächsten Träger genauso, auf eigenem Server.
Als Fachsoftware für die Eingliederungshilfe gedacht. Aber jede Instanz steht für sich — keine geteilte Datenbank, jeder Träger sein eigener Server.
Sensible Daten gehören auf einen Server, den man kennt.
In der Eingliederungshilfe sind die Daten besonders schützenswert — Gesundheits- und Sozialdaten, geschützt auch durch das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Deshalb ist Datenschutz hier keine Einstellung im Menü, sondern in die Architektur gebaut.
Server in Deutschland
ISO-27001-zertifizierter Hoster, kein US-Hyperscaler.
Ein Server je Träger
Daten physisch getrennt — keine geteilte Datenbank, kein Mandanten-Mix.
§ 203 StGB & DSFA
Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis und eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Rollenbasierte Sichtbarkeit
Der Bezugsbetreuer sieht nur die eigenen Klient:innen — nicht mehr.
Audit-Log
Jeder Zugriff auf sensible Daten ist nachvollziehbar protokolliert.
Spracheingabe self-hosted
Whisper large-v3 / Voxtral laufen lokal — die Audiodaten verlassen die Infrastruktur nie.
Der Zuschnitt des Projekts.
Erfolgszahlen gibt es noch keine — die Software ist in Entwicklung. Das hier ist der Rahmen, in dem gebaut wird.
Betreuung und Verwaltung in einem System, self-hosted auf einem eigenen Server — die Software gehört dem Träger, kein Abo-Lock-in. Die Abrechnung läuft an den LVR; weitere Schnittstellen kommen bei Bedarf dazu. Wie wir Software entwickeln: Digitalisierung & Software-Entwicklung.
Fachsoftware für die Eingliederungshilfe — die wichtigsten Fragen.
Was kann die Software für die Betreuungsdokumentation?
Wie funktioniert die Dokumentation per Spracheingabe?
Wo liegen die Daten — ist das DSGVO-konform?
Baut ihr die Software auch für andere Träger der Eingliederungshilfe?
Was kostet eine solche Fachsoftware?
Betreuen statt tippen.
Wir bauen die Fachsoftware, die zu Ihrem Träger passt — self-hosted, auf Ihrem eigenen Server. Erst zuhören, dann bauen.
Schreiben Sie uns — kostenlos, unverbindlich, kein Verkaufsdruck.
Individuell gebaut — wiederholbar für die nächste Branche.
Maßgeschneiderte Franchise-Verwaltung: Standorte, Betreiber, Verträge, Buchhaltung — eigener M365-Tenant.
Eine Bausoftware, die den Architektenplan selbst liest und die Kalkulation mitrechnet — bis zur Gewährleistung.
Wir bauen jede Fach- oder Verwaltungs-Software individuell — mit denselben erprobten Bausteinen.
Unverbindlich anfragen