Einstieg
Die meisten Firmen archivieren E Mails so, wie sie auch Sport machen: Sie haben fest vor, irgendwann anzufangen. Bis dahin liegt alles im Postfach, irgendwer hat noch eine alte PST Datei, und wenn es ernst wird, sucht man hektisch nach der Mail von damals.
Das Problem ist nicht, dass Microsoft 365 schlecht ist. Das Problem ist, dass ein Postfach kein Archiv ist. Ein Archiv ist ein Prozess.
Was bedeutet E Mail Archivierung überhaupt
E Mail Archivierung heißt nicht, dass man jede einzelne Nachricht für immer aufhebt. Es heißt, dass geschäftsrelevante Kommunikation so gespeichert wird, dass sie später wiedergefunden werden kann. Vollständig, nachvollziehbar und ohne Bastellösung.
Konkret geht es um Dinge wie Angebote, Aufträge, Absprachen zu Leistungen, Freigaben, Reklamationen, Rechnungen und Nachweise. Also genau die Mails, die man im Streitfall oder bei einer Prüfung plötzlich sehr gerne wieder hätte.
Welche Firmen brauchen das wirklich
Ehrlich gesagt: fast alle, die geschäftlich E Mails nutzen.
Wenn bei Ihnen eine dieser Aussagen zutrifft, dann ist das Thema Archivierung nicht optional:
Sie verschicken Angebote oder Auftragsbestätigungen per E Mail
Sie erhalten Rechnungen per E Mail oder versenden selbst welche
Leistungen, Termine oder Freigaben werden per Mail abgestimmt
Sie wollen im Ernstfall nachvollziehen können, was vereinbart wurde
Mitarbeitende wechseln und Postfächer dürfen nicht einfach verschwinden
Wenn E Mail bei Ihnen ein Arbeitsmittel ist, dann gehört Archivierung dazu.
Aufbewahrungspflicht kurz erklärt, ohne Juristen Deutsch
In Deutschland gibt es Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. Dazu gehören je nach Inhalt auch E Mails.
Grob als Orientierung:
6 Jahre für typische Geschäftsbriefe
8 Jahre für Buchungsbelege
10 Jahre für bestimmte steuerlich relevante Unterlagen und Organisationsdokumente
Wichtig: Das ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie Sonderfälle haben, klären Sie Details bitte kurz mit Steuerberatung oder Rechtsberatung. Für die meisten KMU reicht diese Orientierung aber, um zu verstehen, warum das Thema nicht egal ist.
Warum Outlook Ordner und Postfächer kein Archiv sind
Viele Firmen lösen es so: Alles bleibt im Postfach. Oder es wird in Ordner sortiert. Oder es gibt eine Export Datei, irgendwo auf einem Rechner.
Das fühlt sich wie Archivierung an, ist aber in der Praxis oft keine.
Warum:
jemand löscht aus Versehen
ein Postfach wird umgestellt oder bereinigt
ein Mitarbeiter verlässt die Firma und das Konto wird deaktiviert
man findet im Ernstfall die entscheidende Mail nicht schnell genug
niemand weiß mehr, welche Version die richtige ist
Ein Archiv soll genau das verhindern. Es soll unabhängig von einzelnen Personen und Geräten funktionieren. Und es soll zuverlässig bleiben, auch wenn sich im Unternehmen etwas verändert.
Der häufigste Denkfehler: Microsoft 365 macht das schon
Microsoft 365 kann viel. Sehr viel sogar. Aber die Standard Umgebung ist nicht automatisch ein rechtssicheres Archiv.
Ja, es gibt Aufbewahrungsrichtlinien und Möglichkeiten zur Datenhaltung. Das ist alles nützlich. Trotzdem bleibt die entscheidende Frage: Ist das bei Ihnen so eingerichtet, dass es im Ernstfall auch wirklich sauber funktioniert.
In vielen Firmen ist die Antwort leider: eher nicht. Nicht weil jemand unfähig ist, sondern weil es nie bewusst geplant wurde.
Was eine saubere Archivierung im Alltag leisten muss
Eine gute Lösung sorgt dafür, dass
relevante E Mails langfristig verfügbar bleiben
nichts still und leise verloren geht
man Inhalte im Zweifel schnell wiederfindet
man bei Mitarbeiterwechsel nicht ins Chaos rutscht
das Ganze nicht an einer Person hängt, die zufällig Ordnung liebt
Kurz gesagt: Ruhe im Hintergrund, statt Stress, wenn es drauf ankommt.
Fazit
E Mail Archivierung ist kein Luxus. Es ist das Sicherheitsnetz für ganz normale Geschäftsrealität.
Wenn Sie arian CloudProtect nutzen, ist E Mail Archivierung als fester Bestandteil bereits enthalten. Das ist bei uns keine Option und kein Extra, sondern Teil des Pakets. Genau so ist es gedacht: einmal sauber aufgesetzt, dann läuft es.
Wenn das bei Ihnen aktuell nicht sauber geregelt ist, ist der nächste Schritt simpel. CloudProtect buchen, einmal richtig einrichten, Ruhe haben.
Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre aktuelle Lösung wirklich als Archiv durchgeht oder nur nach Archiv aussieht, melden Sie sich. Dann schauen wir kurz drauf und sagen Ihnen ehrlich, wo Sie stehen.
